Berichterstattung

Der Lead Partner ist verpflichtet, ordnungsgemäße Durchführung des Projekts u.a. durch Überwachung der Fortschritte und Berichterstattung zu gewährleisten. Die Projektfortschrittsberichte bzw. die Auszahlungsanträge sind das Grundinstrument für die Überwachung der Umsetzung des Projektes. Für den Lead Partner ist es ein Werkzeug dafür, sich einen Überblick über die Projektmaßnahmen und die Kosten der Projektpartner zu verschaffen.

Die Berichterstattung auf der Basis der Projektfortschritte und der Auszahlungsanträge erfolgt auf zwei Ebenen (Ebene des Projektpartners und Ebene des gesamten Projekts). Die Fortschrittsberichte auf der Ebene des Projektpartners sind durch alle Projektpartner, darunter auch den Lead Partner, der Auszahlungsantrag für das Projekt – durch den Lead Partner einzureichen.

Ausführliche Informationen zur Berichterstattung befinden sich im Programhandbuch IX.4:

 Berichterstattung_410.0 KB (pdf)

 

Aufgrund des abgeschlossenen Zuwendungsvertrages sind Sie verpflichtet, im Abrechnungsprozess des durchzuführenden Projektes SL2014 zu benutzen. Dank dem System können Sie u.a. Auszahlungsanträge stellen, Korrespondenz mit der für deren Überprüfung zuständigen Stelle führen oder die für die Realisierung Ihres Projektes unerlässlichen Daten übermitteln.

Unter steht Ihnen das von dem  Ministerium für Entwicklung  bearbeitete Dokument:  Handbuch für Begünstigte SL2014 zur Verfügung.  Das vorliegende Handbuch stellt eine Anleitung für die Arbeit mit SL2014 dar, die zum Zweck hat, die Funktionalitäten von SL2014 den von den Begünstigten berechtigten Benutzern (Benutzern, die beim Vertragsabschluss im Rahmen des, einen Bestandteil dieses Vertrages darstellenden sog. Verzeichnisses berechtigter Personen ermächtigt wurden) näher zu bringen.

Dokumente zum Downloaden:

Zur Anlage A.2.6 – Antrag auf Erteilung der Zugangsberechtigung im SL2014 (zip) 569.0 KB

 Handbuch für Begünstigte SL2014 5. Version (13.12.2018)_5.41 MB (pdf)

 

Zu den wichtigsten Änderungen im System SL 2014 (Dezember 2018) gehören:

  1. Die Möglichkeit, einen Auszahlungsantrag zu unterschiedlichen Versionen des Zuwendungsvertrags (zu einem Änderungsvertrag) zuzuordnen.

  2. Neue Funktionsweise des Reiters „Finanziellen Projektfortschritts“.

 

Der finanzielle Projektfortschritt ist in nun einem getrennten Reiter „Gesamtübersicht” enthalten und auf folgende Art und Weise kumuliert zusammengezählt:

  • automatisch vom System (bei der ersten Öffnung des Reiters, jeder Speicherung der Angaben und Übermittlung des Auszahlungsantrags mittels SL-Systems),

  • manuell (bei Betätigung der Funktion: „Aktualisieren“).

  1. Die Möglichkeit, eine fehlerhafte Anlage im Auszahlungsantrag durch die Kontrollinstanz bzw. das GS zu entfernen.

  2. Die Möglichkeit, Daten zur Belegliste aus einer .xls – Datei ebenfalls bei Erstellung eines Auszahlungsantrags auf Projektebene zu importieren.

  3. Die zu exportierenden .xls-Dateien enthalten ein Drop-Down-Menü mit Verträgen.

  4. Die Möglichkeit, Auszahlungsanträge mit einem „unqualifizierten“ (=ausländischen) Zertifikat zu unterschreiben für nichtpolnische Begünstigte.

 

Tätigkeitsnachweise (für deutsche Projektpartner)

Deutsche Projektpartner, die ihre Personalkosten als sog. Teilzeit mit flexibler Stundenzahl pro Monat abrechnen, werden aufgefordert, die Arbeitszeit der betroffenen Projektmitarbeiter mit Hilfe des beigefügten Tätigkeitsnachweisformulars zu erfassen.

Bitte erstellen Sie die Tätigkeitsnachweise zeitnah nach dem Monatsende.

Bitte übermitteln Sie die unterzeichneten Tätigkeitsnachweise eingescannt über SL2014 mit jedem Projektfortschrittsbericht (Teilauszahlungsantrag).

 Tätigkeitsnachweis_PLSN_276.0 KB (xlsx)

 

Methoden zur Abrechnung von Personalausgaben – Wissenswertes, aber auch Neues (für deutsche Projektpartner)

Im Laufe der Zeit ist die Abrechnungsmethodik zu den Personalkosten sehr komplex geworden.

Mit unten verlinkten Graphik möchten wir Ihnen helfen, sich in den Abrechnungsmethoden einfacher zu orientieren:

 Graphik_134.0 KB (pdf)

Das ist aber nicht alles.

Falls bei Ihnen die jährliche oder die monatliche Methode zur Abrechnung von Personalausgaben (sog. Teilzeit mit flexibler Stundenzahl pro Monat) zur Anwendung kommt, lesen Sie bitte weiter! Wir möchten Ihnen einige wichtige Hinweise zu den beiden Methoden geben und zwei Berechnungsblätter vorstellen, die wir für Sie eingestellt haben, um Ihnen die Abrechnung ein Stück weit zu erleichtern.

 

Wissenswertes zur jährlichen Methode

Mit der jährlichen Methode wird für den Projektmitarbeiter ein Stundensatz ermittelt, der für die gesamte Projektlaufzeit unverändert gilt. Das heißt, er wird einmalig berechnet und auch in den kommenden Abrechnungen ohne weiteres angewandt. Der Stundensatz ergibt sich aus dem Bruttogehalt für die zurückliegenden 12 Monate dividiert durch 1.720 Stunden. Die 1.720 Stunden entsprechen in etwa den Stunden, die im Jahr nach Abzug von Feier-, Urlaubs- und Krankheitstagen geleistet werden.

Die jährliche Methode eignet sich für Mitarbeiter, die bei Ihnen bereits seit einem Jahr oder länger beschäftigt sind.

Mit dem unten verlnkten Berechnungsblatt  können Sie den Stundensatz selbst berechnen. Wir bitten Sie, das Berechnungsblatt zu nutzen und die Ergebnisse in die Belegliste zu übertragen. Das Berechnungsblatt müssen Sie bei den betroffenen Mitarbeitern nur einmal während der Projektlaufzeit einreichen, sobald die Personalausgaben des betroffenen Mitarbeiters das erste Mal in der Belegliste abgerechnet werden: 

 Berechnungsblatt_158.0 KB (xlsx)

Falls Sie die Personalkosten mithilfe der jährlichen Methode bereits abgerechnet haben, müssen Sie das Berechnungsblatt für diese Projektmitarbeiter nicht mehr ausfüllen. Die bisher berechneten Stundensätze bleiben erhalten.

Der berechnete Stundensatz soll möglichst unverändert bleiben. Im Laufe der Zeit kann sich aber herausstellen, dass er nicht mehr aktuell ist (z. B. durch eine Gehaltserhöhung). In solchen Fällen können Sie eine Anpassung des Stundensatzes bei der nationalen Kontrollinstanz (SAB) beantragen. Sie müssen Ihren Antrag begründen und mit aktuellen Gehaltsunterlagen belegen. Eine Neueinreichung des Berechnungsblatts ist ebenso erforderlich. Bitte beachten Sie, dass der neue Stundensatz nicht rückwirkend angesetzt werden kann.

 

Neues in der monatlichen Methode

Aufgrund der Novellierung der Verordnung (EU) Nr. 481/2014, die am 6. Mai 2019 bekanntgegeben wurde, hat die Nationale Behörde (SMUL) die monatliche Methode geändert.

Wegen der unterschiedlichen Anzahl von Arbeitstagen in den einzelnen Monaten musste der Stundensatz bisher jeden Monat neu berechnet werden. Dadurch entstanden in der Vergangenheit unterschiedliche monatliche Stundensätze. Um diese Unterschiede zu glätten, wird nun für jedes Kalenderjahr eine durchschnittliche monatliche Arbeitszeit berechnet.

Das geht so:

Die Anzahl der Arbeitstage im jeweiligen Kalenderjahr in Sachsen wird um den individuellen Urlaubsanspruch des Projektmitarbeiters gemindert. Für jeden Mitarbeiter wird so eine Anzahl von zu leistenden Arbeitstagen im Jahr ermittelt. Diese geteilt durch 12 Monate ergibt eine durchschnittliche monatliche Arbeitszeit in Tagen, die auf Stunden umgerechnet wird. Die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit bleibt unverändert für das ganze Kalenderjahr.

Der Stundensatz ergibt sich aus der Division des monatlichen Bruttogehalts durch die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit in Stunden.

Damit Sie die Berechnung besser nachvollziehen und die Stundensätze selbst berechnen können, haben wir für Sie ein Berechnungsblatt eingestellt. Wir bitten Sie, das Berechnungsblatt zu nutzen und die Ergebnisse in die Belegliste zu übertragen. Das Berechnungsblatt müssen Sie bei den betroffenen Mitarbeitern mit jeder Belegliste einreichen: 

 Berechnungsblatt_159.0 KB (xlsx)

Die monatliche Methode eignet sich für Mitarbeiter, die bei Ihnen weniger als seit einem Jahr beschäftigt sind.

 

Erfassung von Oberschwellenvergaben im SL2014 (für deutsche Projektpartner)

Es ist Ihnen bestimmt aufgefallen, dass es in SL2014 im Teilauszahlungsantrag den Reiter „Öffentliche Aufträge“ gibt. Diesen mussten Sie bisher nicht befüllen.

Mit dieser Nachricht möchten wir alle deutschen Projektpartner, die öffentliche Auftraggeber gemäß § 98 GWB sind, bitten, in diesem Reiter alle EU-weiten Ausschreibungen, sog. Vergaben im EU-Oberschwellenbereich, zu erfassen. Die aktuellen EU-Schwellenwerte betragen:

  • für Liefer- und Dienstleistungen: 221.000 EUR netto

  • für Bauleistungen: 5.548.000 EUR netto

Es sollen sowohl laufende als auch bereits vollständig abgerechnete Aufträge erfasst werden.

Bitte befüllen sie lediglich folgende Datenfelder:

obrazek

Alle anderen Datenfelder werden entweder automatisch von SL2014 befüllt oder sind für unsere Zwecke nicht erforderlich.

Wenn Sie dazu Fragen haben, kontaktieren Sie bitte die Mitarbeiter der sächsischen Kontrollinstanz (SAB). Sie helfen Ihnen gern weiter. Die Kontaktangaben finden Sie hier. 

Unterlagen zur staatlichen Beihilfe/de minimis Beihilfe im Projekt

Mitteilung für Projektbegünstigte sowie Dokumente zur staatlichen Beihilfe/ de minimis Beihilfe stehen Ihnen als Download unter: Staatlichen Beihilfen  zur Verfügung.

 

Hinweise zum Datenschutz bei Veranstaltungen/Treffen (für deutsche Projektpartner)

Die Sächsische Aufbaubank – Förderbank – ist gemäß § 8a des Gesetzes zur Errichtung der Sächsischen Aufbaubank – Förderbank – (FörderbankG) befugt, zur Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten von Antragstellern und Kunden gemäß § 8a des Gesetzes zur Errichtung der Sächsischen Aufbaubank – Förderbank – (FörderbankG) zu verarbeiten. Wei-tere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und Ihre Rechte gemäß den Datenschutzvorschriften haben wir für Sie in einem Datenschutzhinweisblatt zusammengefasst. Dieses ist auf der Internetseite der SAB unter Formulare / Downloads abrufbar.

Werden im Rahmen des Projektes Veranstaltungen, Treffen usw. durchgeführt, sind Teil-nehmerlisten mit personenbezogenen Daten Dritter zu führen. Die Teilnehmerlisten müssen neben der Bezeichnung von Projekt, Kooperationspartner, Veranstaltungstitel und Datum noch folgende Angaben zu den Teilnehmern beinhalten:

  • Name und Vorname

  • Einrichtung bzw. Institution

  • Unterschrift

Die Daten auf den Teilnehmerlisten werden zu den folgenden Zwecken benötigt:

  1. Abrechnung und Prüfung von zuschussfähigen Ausgaben für Veranstaltungen als Nachweis des Stattfindens und der Teilnehmerzahl,

  2. Auswertung und Nachweis des Outputindikators CO46 „Anzahl der weiblichen bzw. männlichen Teilnehmer an gemeinsamen Aus- und Weiterbildungsprogrammen zur grenzüberschreitenden Förderung von Jugendbeschäftigung, Bildungsangeboten und Berufs- und Hochschulbildung“.

Da Teilnehmerlisten als Nachweis für die tatsächliche Umsetzung des Projektes gelten, sind sie für die erfolgreiche Bearbeitung Ihres Auszahlungsantrages unentbehrlich.

Bei Projektveranstaltungen, an denen Kinder und Jugendliche im Alter von unter 16 Jahren teilnehmen, ist für diese Personengruppe die Teilnehmerliste durch eine schriftliche Mitteilung der begleitenden Personen (Erzieher, Lehrer) mit Angabe der Anzahl der teilnehmen-den Kinder und Jugendlichen aus ihrer Einrichtung/Gruppe/Klasse zu ersetzen. Zur korrekten Auswertung des Outputindikators CO46 sind die weiblichen und männlichen Teilnehmer getrennt zu erfassen.

Da Sie als Projektträger diese Daten erheben, müssen Sie die Teilnehmer darüber informieren, welche Daten Sie verarbeiten und an wen Sie diese weitergeben. Weiterhin benötigen Sie die Einwilligung der Teilnehmer in die Datenverarbeitung.

Wir empfehlen Ihnen, zur Information der Teilnehmer über die Datenverarbeitung einen entsprechenden Hinweis in die Teilnehmerliste aufzunehmen. Die Einwilligung erteilen die Teil-nehmer mit Ihrer Unterschrift auf der Teilnehmerliste.

Textvorschlag:

„Die Teilnehmer werden darüber informiert, dass der/die [Name des Projektträgers] die Teil-nehmerliste als Unterlage zur Erfassung der Outputindikatoren zum Projekt und zur Abrechnung von zuschussfähigen Ausgaben für Veranstaltungen benötigt und an die SAB weiter-gibt.

Mit der Unterzeichnung auf der Teilnehmerliste willigen Sie in die Verarbeitung der unten stehenden Daten zu dem o.g. Zweck ein. Die Einwilligung ist freiwillig, jedoch ist ohne die Einwilligung eine Teilnahme an dieser Veranstaltung nicht möglich, da die Maßnahme ohne Erhebung dieser Daten beim Fördermittelgeber nicht abgerechnet werden kann. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Erhebung und Verarbeitung der bis dahin erhobenen Daten bleibt jedoch zulässig.“

Wenn Sie dazu Fragen haben, kontaktieren Sie bitte die Mitarbeiter der sächsischen Kontrollinstanz (SAB). Sie helfen Ihnen gern weiter. Die Kontaktangaben finden Sie hier.