Berichterstattung

Der Lead Partner ist verpflichtet, ordnungsgemäße Durchführung des Projekts u.a. durch Überwachung der Fortschritte und Berichterstattung zu gewährleisten. Die Projektfortschrittsberichte bzw. die Auszahlungsanträge sind das Grundinstrument für die Überwachung der Umsetzung des Projektes. Für den Lead Partner ist es ein Werkzeug dafür, sich einen Überblick über die Projektmaßnahmen und die Kosten der Projektpartner zu verschaffen.

Die Berichterstattung auf der Basis der Projektfortschritte und der Auszahlungsanträge erfolgt auf zwei Ebenen (Ebene des Projektpartners und Ebene des gesamten Projekts). Die Fortschrittsberichte auf der Ebene des Projektpartners sind durch alle Projektpartner, darunter auch den Lead Partner, der Auszahlungsantrag für das Projekt – durch den Lead Partner einzureichen.

Ausführliche Informationen zur Berichterstattung befinden sich im Programhandbuch: IX.4 -  Berichterstattung. (pdf) 410.0 KB

Aufgrund des abgeschlossenen Zuwendungsvertrages sind Sie verpflichtet, im Abrechnungsprozess des durchzuführenden Projektes SL2014 zu benutzen. Dank dem System können Sie u.a. Auszahlungsanträge stellen, Korrespondenz mit der für deren Überprüfung zuständigen Stelle führen oder die für die Realisierung Ihres Projektes unerlässlichen Daten übermitteln.

Unter steht Ihnen das von dem  Ministerium für Entwicklung  bearbeitete Dokument:  Handbuch für Begünstigte SL2014 zur Verfügung.  Das vorliegende Handbuch stellt eine Anleitung für die Arbeit mit SL2014 dar, die zum Zweck hat, die Funktionalitäten von SL2014 den von den Begünstigten berechtigten Benutzern (Benutzern, die beim Vertragsabschluss im Rahmen des, einen Bestandteil dieses Vertrages darstellenden sog. Verzeichnisses berechtigter Personen ermächtigt wurden) näher zu bringen.

Dokumente zum Downloaden:

 Zur Anlage A.2.6 – Antrag auf Erteilung der Zugangsberechtigung im SL2014 (zip) 569.0 KB

 Handbuch für Begünstigte SL2014 5. Version (13.12.2018) (pdf) 5.0 MB

Zu den wichtigsten Änderungen im System SL 2014 (Dezember 2018) gehören:

  1. Die Möglichkeit, einen Auszahlungsantrag zu unterschiedlichen Versionen des Zuwendungsvertrags (zu einem Änderungsvertrag) zuzuordnen.
  2. Neue Funktionsweise des Reiters „Finanziellen Projektfortschritts“.

                           Der finanzielle Projektfortschritt ist in nun einem getrennten Reiter „Gesamtübersicht” enthalten und auf folgende Art und Weise kumuliert zusammengezählt:

  • automatisch vom System (bei der ersten Öffnung des Reiters, jeder Speicherung der Angaben und Übermittlung des Auszahlungsantrags mittels SL-Systems),
  • manuell (bei Betätigung der Funktion: „Aktualisieren“).
  1. Die Möglichkeit, eine fehlerhafte Anlage im Auszahlungsantrag durch die Kontrollinstanz bzw. das GS zu entfernen.
  2. Die Möglichkeit, Daten zur Belegliste aus einer .xls – Datei ebenfalls bei Erstellung eines Auszahlungsantrags auf Projektebene zu importieren.
  3. Die zu exportierenden .xls-Dateien enthalten ein Drop-Down-Menü mit Verträgen.
  4. Die Möglichkeit, Auszahlungsanträge mit einem „unqualifizierten“ (=ausländischen) Zertifikat zu unterschreiben für nichtpolnische Begünstigte.

WICHTIG: Erfassung Oberschwellenvergaben im SL2014 – Mitteilung der SAB_04.06.2019

Es ist Ihnen bestimmt aufgefallen, dass es in SL2014 im Teilauszahlungsantrag den Reiter „Öffentliche Aufträge“ gibt. Diesen mussten Sie bisher nicht befüllen.

Mit dieser Nachricht möchten wir alle deutschen Projektpartner, die öffentliche Auftraggeber gemäß § 98 GWB sind, bitten, in diesem Reiter alle EU-weiten Ausschreibungen, sog. Vergaben im EU-Oberschwellenbereich, zu erfassen. Die aktuellen EU-Schwellenwerte betragen:

-       für Liefer- und Dienstleistungen: 221.000 EUR netto

-       für Bauleistungen: 5.548.000 EUR netto

Es sollen sowohl laufende als auch bereits vollständig abgerechnete Aufträge erfasst werden.

Bitte befüllen sie lediglich folgende Datenfelder:

Alle anderen Datenfelder werden entweder automatisch von SL2014 befüllt oder sind für unsere Zwecke nicht erforderlich.

Bitte nehmen Sie die Erfassung bereits in Ihren kommenden Teilauszahlungsanträgen vor.

Wenn Sie dazu Fragen haben, kontaktieren Sie bitte die Mitarbeiter der sächsischen Kontrollinstanz (SAB). Sie helfen Ihnen gern weiter. Die Kontaktangaben finden Sie hier

 

Informationen und Datenschutzhinweis der Sachsischen Aufbaubank – Förderbank (SAB) : Link

Unterlagen zur staatlichen Beihilfe/de minimis Beihilfe im Projekt

Mitteilung für Projektbegünstigte sowie Dokumente zur staatlichen Beihilfe/ de minimis Beihilfe stehen Ihnen als Download unter: Staatlichen Beihilfen  zur Verfügung.

Wichtiger Hinweis für deutsche Projektpartner: Tätigkeitsnachweise

Deutsche Projektpartner, die ihre Personalkosten anhand der tatsächlich getragenen Projektausgaben (und nicht im Rahmen der vereinfachten Kostenoptionen, d.h. mit Hilfe eines Pauschalsatzes) abrechnen, werden aufgefordert, die Arbeitszeit jedes Projektmitarbeiters mit Hilfe des beigefügten Tätigkeitsnachweisformulars im MS Excel-Format zu erfassen.

Die Tätigkeitsnachweise sind mit jedem Projektfortschrittsbericht (Zahlungsantrag) an die sächsische Kontrollinstanz, die Sächsische Aufbaubank (SAB) zu übermitteln.

 Tätigkeitsnachweis (xlsx) 264.0 KB NEUER VORDRUCK!

 

PROJEKTFORTSCHRITTSBERICHTE – WICHTIGER TECHNISCHER HINWEIS FÜR DEUTSCHE BEGÜNSTIGTE_ 01.03.2017 HINWEIS

Wichtig: Abrechnung der Personalkosten bei deutschen Begünstigten_29.01.2018

Im Ergebnis von Vorhabensprüfungen durch die sächsischen Finanzprüfer wurde durch die Nationale Behörde mit sofortiger Wirkung die Methodik bei der Abrechnung von Personalkosten für Projektmitarbeiter mit flexibler Stundenzahl pro Monat (im Programmhandbuch unter Pkt. VIII 1.5) geändert.

Die Erstattung der monatlichen Personalkosten auf Basis des durchschnittlichen Stundensatzes von 143,33 Stunden/Monatist nicht mehr zulässig!.  

Die Erstattung der Personalkosten auf der Grundlage eines Stundensatzes wird ab sofort wie folgt berechnet:

Methode 1 – für alle Projektmitarbeiter, die 12 Monate und länger im Unternehmen beschäftigt sind:

Division der zuletzt dokumentierten jährlichen Bruttopersonalkosten des Projektmitarbeiters durch 1.720 Stunden gemäß Artikel 68 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013. Der ermittelte Stundensatz bleibt für die Dauer der Projektumsetzung unverändert.

Methode 2 – für alle Projektmitarbeiter, die weniger als 12 Monate im Unternehmen beschäftigt sind:

Division der monatlichen Bruttopersonalkosten durch die vertraglich zu leistenden monatlichen Sollstunden laut Arbeitsvertrag (Beschäftigungsdokument). Dazu ist jeden Monat eine separate Ermittlung der Arbeitstage notwendig. In Folge ergibt sich ein monatlich differierender Stundensatz, welcher bei der Abrechnung anzuwenden ist! Urlaubs- und Krankheitszeiten des Projektmitarbeiters werden nicht erstattet.

Zur Abrechnung wird der nach Methode 1 bzw. 2 ermittelte Stundensatz mit der Anzahl der tatsächlich für das Vorhaben aufgewendeten Stunden multipliziert und in der Belegliste erfasst.

Beispiel Methode 2:

Mitarbeiter 1 Vollzeit (40 Std.)

  

Sollstunden gemäß Beschäftigungsdokument

Bruttogehalt inkl.AG-Anteil

Stundensatz/Monat

Januar 2018

176 Stunden

3.400,00 Euro

19,32 Euro/Stunde

Februar 2018

160 Stunden

3.400,00 Euro

21,25 Euro/Stunde

 Mitarbeiter 2 Teilzeit (20 Std.)

  

Sollstunden gemäß Beschäftigungsdokument

Bruttogehalt inkl.AG-Anteil

Stundensatz/Monat

Januar 2018

88 Stunden

1.700,00 Euro

19,32 Euro/Stunde

Februar 2018

80 Stunden

1.700,00 Euro

21,25 Euro/Stunde

 

Wichtig:  Hinweise zum Datenschutz bei Veranstaltungen/Treffen (pdf) 474.0 KB  (pdf) 474.0 KB– für deutsche Beguenstigte_ 28.08.2018